Installationsvejledning:
Da XML-faktura® understøtter NemHandel, kræver det et par forberedelser inden installationen.
Dokumenter udveksles over Internettet, istedet for lukkede netværk, derfor kræves 2 typer certifikater.
Certifikaterne sikre dels, at modtager er sikker på at afsender er den han 'siger' han er, dels er man som modtager, sikker på, at dokumentet ikke er ændret undervejs i transporten. Programmet kræver at Framework 2.0, 3.0 og 3.5 er installeret på PC'en/serveren. Installeres på WIN XP, vil installationen normalt hente disse og klare installationen.
For at sikre korrekt installation, skal det forgå i den rigtige rækkefølge:
-
Køb/få et medarbejdercertifikat
-
Køb funktionscertifikat
-
Opret 1 mailpostkasse til formålet
-
Opsæt stamoplysninger i XML-faktura
-
Import af partnerinformationer
-
Feltbeskrivelse
-
Filstruktur - hvor ligger filerne
-
Filformat-ID
-
Default indstillinger
-
Brugervejledning
-
Windows service/tjenste
-
Hent Mailedi XML-faktura Viewer
Online support:
Klik på billedet eller åbn dette link til - vælg 'Kør'/'Run' 2 gange.
Nedenstående billede vises. Oplys supporter om ID og kodeord.
NB! Kræver forudgående aftale, da supporter skal have serverdelen af supportprogrammet kørende.
Medarbejdercertifikat
Du skal starte med at bestille et medarbejdercertifikat, hvis du ikke har et i forvejen.
Det er vigtigt, at den person, der får installeret certifikatet, er samme person/konto, som skal bruge XML-faktura®.
Skal XML-faktura® køre som en service, skal det ligeledes være samme konto, der angives på servicen/tjenesten.
Du skal bruge et LRA certifikat. Har du kun brug for max. 10 medarbejdercertifikater, er det gratis. (LRA Minimal)
Det er pt TDC, der administrerer certifikater.
Bemærk! Der kan gå op til en uge inden inden du kan bruge certifikatet (papirgang)
Hvis du har flere firmaer og derfor flere medarbejdercertifikater, er det meget vigtigt at vide, hvilket der står øverst i listen, for at kunne vælge det rigtige medarbejdercertifikat under installationen.
Hvis du har et LRA medarbejdercertifikat; men ikke ønsker at bruge dette på den PC/server, der skal køre XML-faktura, skal du bestille et nyt medarbejdercertifikat.
Du logger ind på administrationssiden og bestiller et nyt medarbejdercertifikat.
Når du bestiller medarbejdercertifikatet, vil du modtage en mail med et link til selve installationen. I mailen er en vejledning til installationen Installationskoden sendes pr. brev, så vær opmærksom på at det kan tage et par dage at få koden.
Åbn din browser på den PC/server, der skal kører XML-faktura og klik på linket fra mailen.
Følg installationsvejledningen på skærmen.
Læs mere om LRA certifikat...
Funktionscertifikat
Du skal desuden købe et funktionscertifikat (funktionsignatur), pt. på www.tdc.dk.
Et funktionscertifikat koster 161,- kr. pr. styk (april 2008) og har en levetid på 2 år.
Du SKAL logge ind med dit LRA medarbejdercertifikat på www.tdc.dk
Vælg menupunktet 'Opret funktionssignatur'
Følg installationsvejledningen på skærmen.
Du giver funktionscertifikat et valgfrit navn, F.eks. 'E-handel'
Angiv kontaktperson.
Opret/vælg brugergruppe
Vælg 'Ja' til offentlig tilgængelig.
Når du bestiller funktionscertifikatet, vil du modtage en mail med et link til selve installationen. Installationskoden hentes/findes på LRA-administratoren login-side. (I mailen er en vejledning til installationen og hvor du finder den tilhørende installationskode.)
Det er vigtigt, at den person, der får installeret funktionscertifikatet, er samme person/konto, som skal bruge XML-faktura®.
Skal XML-faktura® køre som en service, skal det ligeledes være samme konto, der angives på servicen/tjenesten.
Åbn din browser på den PC/server, der skal kører XML-faktura og klik på linket fra mailen.
Certifikatet installeres automatisk på computeren
Der ændres ind i mellem på installationsproceduren. Er den forskellig fra denne beskrivelse, så følg beskrivelsen på sitet. Giv evt. besked til mentzler@mailedi.dk, så vi kan få tilrettet beskrivelsen.
Mailadresser
Du skal oprette 1 mailadresse, der udelukkende bruges til dette formål. (Partner Email) I sjældne tilfælde kan du få brug for 2 ekstra postkasser. Du skal bruge én til afsendelse og en til modtagelsen. Det er hvis du skal sende eller modtage dokumenter via SMTP (mail) i stedet for HTTP. HTTP er at foretrække, da det er mere stabilt. Når du sende til offentligekunder er det via HTTP
Følgende checkliste kan evt. bruges for at få MailEDI XML klienten til at fungere mht. mailopsætning op imod en MS Exchange server:
- Der skal oprettes 1 user accounts med dertilhørende mailbokse på domain controlleren/Exchange-serveren.Ex. 'Nemhandel-in' og 'Nemhandel-out' med email-adresserne 'nemhandel-in@firma.dk' og 'nemhandel-out@firma.dk'.
- På Exchange serveren skal servicen 'Microsoft Exchange POP3' startes og startup type sættes til automatic.
- Den virtuelle POP3 server kan ex. konfigureres til at tillade login vha. basic authentication.I Exchange System Manager under Server > Protocols > POP3 højreklik og Properties > fanen Access > Authentication.Sæt flueben i 'Basic authentication'.
- Hvis ikke man ønsker at lade POP3 servicen stå 'åben' for andre hosts på netværket, kan man i Exchange System Manager under Server > Protocols > POP3 højreklik og Properties > fanen Access > Connection control vælge 'only the list below' og indtaste ip-adr. på maskinen der skal have lov at hente mail.
- Ligeledes med SMTP. Hvis MailEDI klienten køres på Exchange serveren burde det ikke være nødvendigt med yderligere konf.Ellers tilføjes den lokale LAN ip-adr. på den maskine som skal kunne relay’e i Exchange System Manager under Server > Protocols > SMTP højreklik og Properties > fanen Access > Relay restrictions.
Hvis det stadig driller så check lige om pop3 serveren virker som den skal og at der kan hentes post via pop3 på serveren.
Send evt. en mail til de to mailadr. og check at den kan hentes via telnet: se evt. på siden: http://www.activexperts.com/activemail/telnetpop3/
-gå til oversigt-
Stamoplysninger:
Admin indstillinger: (menuen i venstre side af skærmbilledet)
Vælg "Admin indstllinger"
Angiv administrator email. Denne mail vil modtage bl.a. fejlmeddelser fra programmet.
'Sprog' kan sættes til: (Kræver genstart af programmet)
- da-DK for dansk
- en-US for engelsk
- fr-FR for fransk
Hvis 'Dokumenter til at sende' er tom, sendes 20 dokumenter ad gangen. Hvis denne værdi sættes for høj, kan man risikere at div. opslag på LDAP- og UDDI servere ikke kan følge med og dokumenter fejler.
Sker dette, flyttes dokumenter til 'Returnerede' og skal gensendes.
Hvis 'Start service' vælges, startes servicen ved efterfølgende opstart af programmet.
Hvis 'Start med computer' vælges, bruges 'Start Tid' og 'Stop Tid' ikke; med services startes og stoppes sammen med computeren.
Hvis 'Start med computer' fravælges, bruges 'Start Tid' og 'Stop Tid', så programmet vil køre mellem de to tidspunkter.
Hvis 'Udelad Weekends' vælges kører programmet ikke i weekenden mellem 'Start Tid' og 'Stop Tid'
Hvis 'Installer Service' fravælges, vil service blive slettet fra computeren.
-se billede-
Privat gateway: (menuen i venstre side af skærmbilledet)
Normalt vil programmet selv forsøge at sende til "Privat gateway".
Programmet undersøger om modtager har sin egen NemHandel modtager (oprettet på UDDI databasen).
Derefter undersøges om modtager den offentlige gateway. (ikke efter 1. december 2011)
Til sidst undersøges om modtager den offentlige gateway. (Dette kræver en aftale med MailEDI)
Vælg "Privat gateway" (Skal normalt ikke bruges)
Hvis du har behov for at sende til private virksomheder, der ikke er oprettet på UDDI'et, skal du sende privat/kommerciel gateway. Vi har lavet en fælles aftale for vores kunder med KMD.
For at bruge denne service, kræver det at du er oprette i denne gateway. Kontakt MailEDI for yderligere information.
Adresse: http://kommercielvansgateway.kmd.dk/OiosiRasp12/Mailedi_VANS.svc
Certifikat: SERIALNUMBER = CVR:26911745-FID:1200662306791 + CN=KMD OIOSI Gateway 2 (funktionscertifikat), O=KMD A/S // CVR:26911745, C=DK
For at aktiver den kommercielle gateway, skal den vælges på opsætningsbilledet + på konfigurations opsætningen. Se næste punkt.
Vælg menupunktet "Opsætning|Konfiguration"
Vælg fanen "Dokumenter"
Her er der 3 foldere du kan udpege:
Sti til indsættelsesmappe:
Udpeg folder til dine faktura filer fra dit ERP-system (kan være .CSV filer eller OIOXML/OIOUBL filer)
Brug UNC stien, hvis faktura filer ligger på anden server. \\ServerNavn\ShareNavn
Nemhandel hoved-mappe:
Denne skal normalt ikke ændres
Dokumenter mappe:
Dette er stien til eksterne dokumenter.
Du har mulighed for at vedhæfte TIFF, JPG, PDF og XML dokumenter til din faktura.
Når du danner din faktura, kan du INDEN du sender den, gemme et dokument i mappen.
Dokumentet SKAL have samme navn som fakturanummeret for at programmet kan medsende dokumenter i fakturaen.
OBS! Ikke alle modtagere vil kunne læse det vedhæftede dokument. Kontakt din kunde/leverandør.
Ønskes automatisk forsendelse af de fakturaer du danner, skal du sætte hak i feltet ud for 'Automatisk afsendelse af dokumenter'
'Private gateway sende' skal vælges, hvis du for behov for at sende via privat gateway (sende dokumenter til private virksomheder der ikke er oprettet på UDDI'et)
Tilmelding til privat/kommerciel gateway sker ved at kontakte mentzler@mailedi.dk
NB! Der er en afgift for hver sendt dokument gennem den kommercielle gateway
Automatisk sletning af gamle dokumenter:
Brug dropdown boks til at vælge den folder du vil sætte automatisk oprydning på.
Du kan vælge en eller flere af disse foldere:
- Kvitterede
- Returnerede
- Indbakke
- Slettede
Efter valg af folder, sættes det antal dage du vil beholde.
Sættes 'Antal dage' til f.eks. 30, betyder det at dokumenter ældre end 30 dage automatisk fjernes fra systemet.
VIGTIGT! Det er ikke muligt at genskabe slettede dokumenter, så hvis du ønsker at gemme gamle dokumenter af hensyn til revisionsspor, skal du gøre dette inden sletning eller i dit økomomisystem.
-se billede-
Vælg fanen "Certifikater"
Vælg funktionscertifikat, både for 'Afsendelse' og 'Modtagelse'
-se billede-
Vælg fanen "Afsendelse" (Skal kun bruges i forbindelse med OIOSI transport)
Der angives både POP3- og SMTP-server for afsendelse og modtagelse af dokumenter. Dette skyldes at udvekslingen af data skal være sikker. Derfor 'snakker' afsenders og modtagers IT-systemer sammen under forsendelsen.
SMTP-server må gerne være den samme for både afsendelse og modtagelse.
-se billede-
Vælg fanen "Modtagelse" (Skal kun bruges i forbindelse med OIOSI transport)
Der angives både POP3- og SMTP-server for afsendelse og modtagelse af dokumenter. Dette skyldes at udvekslingen af data skal være sikker. Derfor 'snakker' afsenders og modtagers IT-systemer sammen under forsendelsen.
SMTP-server må gerne være den samme for både afsendelse og modtagelse.
-se billede-
Vælg fanen "Http"
Ønskes modtagelse via HTTP i stedet for POP3, sættes hak i 'kassen'
Check om programmet har fundet korrekt IP-adresse. Check evt. ved kald af http://www.myip.dk
Hvis port 80 er optaget vil der blive vist en fejlmeddelelse. Indsæt :81 efter IP-adressen for at bruge port 81 i stedet. (Eks.: 101.1.1.1:81)
Hvis computeren er bag en router/firewall, skal trafikken til port 81 dirigeres til den IP-adresse, som computeren har. Kontakt evt. din IT-afdeling for yderliger hjælp til dette punkt.
HUSK at vælge menupunktet 'Opsætning|Profilkonfiguration' - Dette gemmer opsætningen i UDDI'et, så dine kunder sender dokumenter til dig via HTTP. (se evt. næste punkt for yderligere info. om profilkonfigurationen)
-se billede-
Vælg fanen "Partner Email"
Der angives både POP3- og SMTP-server for afsendelse og modtagelse af dokumenter.
Denne mailkonto bruges til at sende fejlmeddelelser til administrator.
Hvis du har samhandelspartner, der ønsker at sende XML dokumenter, som vedhæftet fil i en email, er det denne konto, du skal bruge til dette.
-se billede-
-gå til oversigt-
Vælg menupunktet "Opsætning|Profilkonfiguration"
Vælg medarbejdercertifikat - tast password
Profilregistrering hentes - dette tager typisk 30-40 sek.
Ønsker du kun at sende faktura/kreditnota/rykker til kunde, vælges KUN profilen
'Simpel fakturering til kunder' - klik her for at se billede
Vælg ønsket profil
Gem - tast password
Profilregistrering gemmes- dette tager typisk 30-40 sek.
Du er nu klar til at sende elektroniske dokumenter.
De efterfølgende punkter skal kun bruges, hvis du skal sende dokumenter til samhandelspartnere, der ikke ønsker at modtage XML. Du kan f.eks. bruge PartnerKartoteket til at sende fakturaer i HTML-format.
-gå til oversigt-
Anden opsætning:
Import
Du kan importer Partnerinformationer, hvis du har kunder, der vil modtage andet end OIOXML/OIOUBL
Filer med partnerinformationer SKAL hedde 'Partner.csv', 'StyleSheet.csv' og 'ImportSettings.csv' og SKAL have det format, som du kan se i eksempelfilerne.
ImportSettings.csv er ikke nødvendig, hvis dine input filer har standard formatet. (91 header felter)
Download eksempelfiler for at se importformat: Partner - Stylesheet - ImportSetting
Normalt vil importen ske automatisk, når filerne kopieres ind i mappen:
'C:\Users\[Navn]\AppData\Roaming\NemHandel\Import'
Filtype er ændret, se næste afsnit
-gå til oversigt-
Feltbeskrivelse
Vi har været nødsaget til at ændre lidt på feltbeskrivelsen for udgående faktura.
Nye felter er markeret med 'NYT' i de kolonner, der har fået ny betydning
Felt nummer 2 SKAL være EAN-nummer, hvis fakturaen skal sendes til det offentlige.
Rabatfelterne er ændret, så de består af 3 beløb, der laver beregning på før fakturaen godkendes.
Rabatgrundlag * rabatsats = rabatbeløb
F.eks.: 5000.00 * 0.02 = 100.00, betyder at kunden får 2% rabat af 5000, som er 100 kr
Udgående faktura
Udgående rykker
Udgående ordre
Nye OIOUBL dokumenter:
Indgående faktura
Indgående kreditnota
Indgående rykker
Indgående ordre
Filstruktur
Vi bruger Clickonce fra Microsoft til installation/opdateringer. Dette betyder at filstrukturen for program og data er meget forskellig fra version 1. Dette betyder at man ikke behøver administrator rettigheder på installations computeren, som i den gamle version.
NB! Vigtigt, hvis flere brugere logger ind på samme computer, så oprette hver sin folderere til hver bruger.
Det betyder, at hvis alle brugere skal bruge samme installation, skal alle brugere have adgang og rettigheder til installationsfolder og data folder + adgang til de certifikater, der er installeret.
Vista
Filoversigt -Se billede-
Her ligges programmet i folder:
"User"\AppData\Local\Apps\2.0
-Se billede-
Data ligges i folder:
"User"\AppData\Roaming\NemHandel
-Se billede-
XP
Her ligges programmet i folder:
Documents and Setting\"User"\Lokale indstillinger\Apps\2.0
Data ligges i folder:
Documents and Setting\"User"\Application Data\NemHandel
-gå til oversigt-
Filformat ID
Filtype ID er ændret fra f.eks. PIE til 03b4bda3-a2d4-4361-8728-9cf185fa7c1c.
InhouseXmlFormatFaktura (PIE) = 03b4bda3-a2d4-4361-8728-9cf185fa7c1c
InhouseXmlFormatKreditnota (PCM) = 9390490f-cbb4-4b7c-8ff7-7b523274106b
InhouseXmlFormatRykker = 0b8e129c-91d1-4723-8159-b18d32bd827a
InhouseXmlFormatOrdre = 2f53a7c3-c329-4f83-8435-5352cf2cbb55
Faktura v0.7 (OIOXML faktura) = 61592677-77bc-40a5-8c75-fca0e9a16734
Kreditnota v0.7 (OIOXML kreditnota) = 1935ffc3-042d-4867-b3cb-6933b0ba7e66
Faktura (OIOUBL faktura) = cf34c7c3-c7b0-4280-b8e6-563c4d547999
Kreditnota (OIOUBL kreditnota) = 2e581027-ac60-40fd-bcc0-466148e0536a
CSVFaktura = 2e581027-ac60-40fd-bcc0-466148e0536b (Bruges kun i ImportSettings.csv)
CSVKreditnota = 8a2eb16c-7595-4b84-8dc9-ad83b609726e (Bruges kun i ImportSettings.csv)
CSVRykker = d98c3251-807f-451e-a303-969041d0a775 (Bruges kun i ImportSettings.csv)
CSVOrdre = 719c23f0-8239-41b7-af0c-6a6ba539116c (Bruges kun i ImportSettings.csv)
-gå til oversigt-
Default indstillinger
Normalt skal du ikke ændre i Default indstillinger. Men det er her programmet finde de skabeloner der bruges til oversættelse til of fra XML. Hvis du ændre i opsætningen SKAL programmet genstartes inden du kan sende igen.
-gå til oversigt-
Brugervejledning
Når programmet er sat korrekt op, vil der på skærmens nederste højre hjørm står: 'Klar til at modtage'
-Se billede-
Skærmen har samme opbygning som det du kender fra 'Outlook': Højre side er en mappestruktur og venstre side er indholdsrude.
AFSENDELSE:
Udgående dolumenter, klar til afsendelse, vises ved at klikke på 'Ikke afsendte'
Marker det(de) dokumenter du vil sende og klik på 'Afsend valgte dokument(er)
-Se billede-
NB! Hvis du har valgt 'Automatisk afsendelse af dokumenter' under menu Opsætning | Konfiguration, vil der ikke ligge nogle dokumenter her.
-Se billede-
Dokumentet flyttes til 'Under afsendelse' og sendes til modtager
-Se billede-
Hvis forsendelse er OK, flyttes dokumenter til 'Kvitterede'
-Se billede-
Hvis forsendelse er fejlet, flyttes dokumenter til 'Returnerede'
-Se billede-
For at se fejlmeddelelsen, skal du vælge 'Returnerede' og enter dobbeltklikke på dokumentet eller vælge dokumentet og klikke på 'Vis'
På visningsbilledet er 2 faner, 'Dokument' og 'Statusinformation'
Fejlbeskrivelsen vises på fanen 'Statusinformation'
De mest almindelige fejl:
- Tiden på server/PC er forkert, må MAX være 4-5 min. forkert.
- Funktionscertifikat er udløbet eller mangler den privat nøgle (kan ske ved eksport af certifikatet)
- Der mangler landekoder på afsender og/eller debitorer
- Der mangler enheder på varer eller enhedskoden er forkert (se liste)
-Se billede-
Hvis du har brug for at vedhæfte et dokument til yderligere specifikationer af fakturaen (det kan være en specifikation af vikartimer eller oversigt over kørsler med kommunens borgere), kan dette lade sig gøre på følgende møde:
Når fakturaen dannes i økonomisystemet og du kender fakturanummeret, skal du navngive dokumentet med fakturanummeret og kopier filen ind i mappen 'Dokumenter\Dokumenter-ud'
De dokumenttyper du kan bruge er:
-
TIF/TIFF
-
PNG
-
JPG/JPEG
-
GIF
-
PDF
-
XML
F.eks. vil du normalt kunne gemme Word og EXCEL dokumenter i XML-format
Du må påregne, at ikke alle offentlige kunder vil kunne modtage/bruge de vedhæftede dokumenter endnu; men vil kunne over tid. Kontakt kunden hvis du er i tvivl.
Modtagne dokumenter vil blive placeret i mappen: 'Dokumenter\Dokumenter-ind'
MODTAGELSE:
Indgående dokumenter vises ved at klikke på 'Indbakke'
ARKIVERING:
Man kan oprette arkivfoldere under 'Kvitterede'
Under folder: C:\Users\xxxx\AppData\Roaming\NemHandel\MessageStore\Root\Udgående dokumenter\Kvitterede (VISTA), oprettes:
Folder: Archive
Under folder 'Archive' oprettes 12 foldere:
January, February, March, April, May, June, July, August, September, October, November, December
Det er VIGTIGT at folderne får det rigtige navn for at det virker i programmet.
Service/tjeneste
Under installationen oprettes en windows service/tjeneste.
Denne er ikke aktiv og skal aktiveres af brugeren.
Skal services aktiveres, er det vigtig at ændre i Egenskaberne for servicen.
På 1. fane ("Generelt") vælges normalt starttype: Automatisk
På 2. fane ("Log på") udfyldes "Denne konto", med den bruger, som har installeret programmet og som har installeret certifikaterne. Udfyld password og bekræft igen.
VIGTIGT! Bruges servicen SKAL denne stoppes, hvis du ønsker at starte programmet manuelt.
- Stop servicen 'MailEDIScheduler'
- Åbn programmet manuelt
- Vælg Admin indstillinger - ellers genstarter programmet servicen og lukker ned
- Fjern hakket i 'Start service' og 'Start sammen med computer'
- Vælg anden menupunkt, så ændringen gemmes
Nu kan du arbejde uden servicen genstarter.
Efter endt opgave, sættes hakkene igen, hvis du ønsker at programmet skal køre som service igen.
Du kan downloade et Viewer program, der kan bruges til at se evt. fejl og gensende evt. returnerede dokumenter.
Dokumenter kan blive returneret, hvis modtagers computer er slukket eller et certifikat er udløbet.
Viewer programmet sender ikke dokumenterne, det flytter bare dokumenterne, så for at gensende, skal XML-Faktura være startet som en service. Hvis du har begge programmer kørende manuelt, skal du være opmærksom på at hvis du flytter dokumenter med Viewer, skal XML-Faktura genstartes for at vise korrekt skærmbilleder med dokumentlister.
I Vieweren kan du rette f.eks. EAN-nummer, hvis fakturaer bliver returneret med beskeden 'Ukendt EAN' ekker 'Fejl i EAN-nummer'
- I oversigten vælges det dokument, der skal rettes.
- Dobbeltklik eller klik på 'Vis'
- 1. fane er aktivt - Viser dokumentet i HTML-format
- 2. fane viser dokumentet i XML-format
- 3. fane viser statusinformation - Fejl står under 'Bemærkninger'
Vælg 2. fane (viser dokumentet i XML-format)
Klik på 'Edit' for at rette. (Brug evt. Ctrl+f for at søge i XML dokumentet)
Luk dokumentet.
Du kan nu gensende dokumentet (Kræver at 'hovedprogrammet' kører som service for at dokumentet sendes)
TIPS!
Søgebilledet kan aktiveres med Alt+S
Vælg det felt du vil søge på
Brug % som wildcard, f.eks. Mail% - vil finde alle der stater med Mail, f.eks. MailEDI ApS
Tryk <ENTER> eller klik på 'Søg' for at starte søgningen.
Bliver der fundet flere dokumenter, blive alle markeret.
Opsætning af kørselsparameter til servicen fortages under menuen 'Admin indstillinger'
Hvis 'Start med computer' vælges, bruges 'Start Tid' og 'Stop Tid' ikke; med services startes og stoppes sammen med computeren.
Hvis 'Start med computer' fravælges, bruges 'Start Tid' og 'Stop Tid', så programmet vil køre mellem de to tidspunkter.
'Stop tid' må IKKE være 24:00 - brug i stedet 23:59
Hvis 'Udelad Weekends' vælges kører programmet ikke i weekenden mellem 'Start Tid' og 'Stop Tid'
Hvis 'Installer Service' fravælges, vil service blive slettet fra computeren.
-gå til oversigt-